בתור בעלי עסקים, פעילות האשראי מהווה נתח מרכזי מהפעילות הכלכלית הכוללת בעסק. העובדה שהפעילות הזו כולה נעשית באמצעים דיגיטליים, גורמת לכך שהיא עלולה להשתבש. שיבושים יכולים להיות כאלו שמתרחשים בכוונה או בתום לב, אך בכל מקרה התפקיד שלכם בתור מנהלים הוא לנסות למנוע כמה שאפשר התרחשות של שיבושים כאלו. כאן נעזור לכם להתמודד עם המשימה הזו.
תיעוד מדויק
הדבר הראשון שאותו אתם צריכים לעשות הוא פשוט לתעד היטב את כל הפעילות שלכם שנוגעת לאשראי. זה בדיוק התפקיד של מערכת רישום פקודות יומן . המערכת הזו אוספת בצורה אוטומטית את כל פקודות היומן שעוברות למערכת האשראי ומתעדת את הפקודות בצורה מפורטת. בכל פקודה יהיו רשומים השעה, הצדדים, סכום הפקודה וכל הנתונים שיכולים להיות רלוונטיים במקרה שבו תרצו לבדוק את הפקודה.
מניעת הכחשות עסקה
הכחשת עסקה היא מציאות שבה בוצעה עסקה בעסק שלכם, אולם הלקוח שמחזיק בכרטיס האשראי שאיתו בוצעה העסקה מכחיש את קיומה. מצב כזה מצביע על כך שכרטיס האשראי לא נסלק בידי הלקוח, וכאן תצטרכו להוכיח שפעלתם בתום לב ולא הייתה לכם דרך לדעת את זה מראש.
ברגע שתהיה לכם מערכת מתאימה שמטפלת בזה הלקוח יוכל לפנות אליכם בצורה ישירה, ותוכלו לסגור מולו את הפרטים בלי לערב את חברת האשראי. ברוב המקרים, הסיבה להכחשת עסקה היא טעות טכנית ולא מקרה של גניבת אשראי.
אבטחת מידע
עוד דבר שאתם צריכים לדאוג לו זו אבטחת מידע ברמה גבוהה. גם אם אתם חושבים שהמחשבים בעסק שלכם מוגנים, אם לא ביצעתם פעולות אקטיביות כדי לשמור עליהן לא תאמינו עד כמה קל לחדור אליהן. בעסקים קטנים אין סבירות גבוהה שדבר כזה יקרה, אולם את הסיכון לא כדאי לקחת. עליכם להביא מומחה אבטחת מידע לעסק, ולוודא שכל המחשבים והמידע שיש בהם מוגנים מפני חדירה של גורם לא מורשה.
בדיקות קבועות
בהמשך לסעיף הקודם, מה שיכול לשמור על העסק שלכם הוא ביצוע של בדיקות קבועות. הבדיקות הללו נוגעות כמובן לאבטחת המידע אולם באופן כללי אפשר לבדוק שהנתונים שהמערכות השונות אספו אכן תואמים את הפעילות העסקית, ושלא קיימים פערים בהקשר הזה. ברגע שתמצאו פער תוכלו לטפל בו עוד לפני שהוא מגיע למצב בעייתי יותר. בדיקות גם יכולות לעזור לכם לאתר פערי אבטחה ולמנוע אותם עוד לפני שמישהו אחר גילה אותם.
ייעוץ מקצועי
הדבר האחרון שכדאי לדעת הוא שהגנה על פעילות האשראי בעסק היא לא דבר קל, ובתור בעלי עסקים לא בטוח שיש לכם את הידע שמאפשר לכם להתמודד איתה. ההמלצה שלנו היא לפנות למומחה אשראי שיוכל לתת לכם ייעוץ. המומחה יעזור לכם להבטיח שבכל הנוגע לפעילות אשראי בעסק אתם יכולים להיות רגועים.
