עסק לא יעיל הינו עסק שמוציא יותר מדי אנרגיה ומבזבז זמן בנקודות לא נכונות. עסק לא יעיל מאבד הרבה נקודות בתחרות, אל מול מתחרים יעילים יותר. עסק יכול להיות רווחי למדי אבל אם הוא לא פעול ביעילות, הוא למעשה מפסיד (כי הוא מרוויח פחות ביחס לפוטנציאל הלא ממומש). אם אתם רוצים לייעל תהליכים בעסק שלכם אבל לא יודעים ממה להתחיל, הגעתם בדיוק למקום הנכון.
טובעים בניירת? עברו לענן
הסתכלו בעסק שסביבכם. האם יש לכם קלסרי תיוק מסביב? אם יש לכם הרים של ניירת בקלסרים או על השולחן, זו סביבת עבודה שהורסת כל אפשרות לעבוד ביעילות. כאשר צריך כל הזמן לחפש פיסת נייר כזאת או אחרת, אם לא מוצאים הסכם, חוזה או חשבונית בין רגע, שנו את הדיסקט שבראש. ענן במחשב יכול לאפשר לכם להעלות את הכל לחלל הווירטואלי. מערכת חשבונית און ליין היא דוגמא לצעד כזה. גם אם נדמה שזו מערכת להפקת חשבוניות בלבד, הרי שהתמונה מורכבת יותר. שירות חשבונית און ליין למעשה שומר בענן את כל המידע החשבונאי של העסק. כל חשבונית או קבלה שהוצאתם. כל תקבול שקיבלתם. אם אתם רוצים לדעת מתי לקוח אמור להסדיר את החוב, המידע כבר לא בתוך דף נייר או קלסר. הכל נמצא בענן, שמור ומהיר לגישה.
את תתמקדו רק ב"כיבוי שריפות"
שמענו אין ספור תלונות מבעלי עסק שאומרים בערך כך: כל היום אני רודף אחרי הזנב של עצמי. מהבוקר אין לי זמן לנשום כי אני חוזר להודעות, מתקשר ללקוחות, עונה למיילים. אך שבודקים את מה שמסתתר מאחורי כל העבודה התזזיתית הזאת מסתבר כי מתנהלים בעיקר בכיבוי שריפות. מטפלים כל הזמן בדברים שנראים דחופים מאוד, עד שאין בעצם זמן לפתח באמת את העסק. אז אחרי שדיברנו על חשבונית און ליין וראינו כיצד הענן הווירטואלי יכול לחסוך לכם זמן, למדו לעבוד אך ורק בכפוף לסדר עדיפויות. למשל, אם אתם פותחים את הבוקר במענה לאין ספור מיילים, יתכן שזה לא כל כך יעיל. רפרפו על המיילים וענו רק על מה שבאמת דחוף. מה שפחות דחוף, טפלו בו מאוחר יותר. רשמו כל יום רשימת משימות ודרגו לפי סדר עדיפויות. ודאגו לכך כי בתוך הרשימה יש לפחות משימה אחת שמפחת את העסק לטווח ארוך. למשל, מתן הדרכה לעובד חדש. אולי קריאת מאמר שיחדש לכם משהו בתחום הפעילות שלכם. פגישה עם יועץ עסקי בתחומי אשראי או שיווק לחו"ל.
לעבוד יעיל במקום לעבוד קשה
יש עסקים שבהם חייבים לבצע מהפך בתחום הסמכויות. בעלי עסקים ריכוזיים מדי מוציאים המון אנרגיה מיותרת שכן הם מרגישים שהם לא יכולים לסמוך על אף אחד. אם אתם מרגישים שכל דבר שעובד שלכם מבצע אתם חייבים לבדוק בשבע עיניים, כמעט בטוח שיש כאן בעיה. הבעיה היא או בעובד או בכם. אם העובד כל כך לא יעיל שהוא צריך פיקוח צמוד, כנראה שצריך מישהו אחר (או שחסרה כאן הדרכה מתאימה). אבל אם יש לכם בעיה להעביר סמכויות לאחרים, אתם חייבים להשתנות. נסו בהתחלה בקטן. תנו לעובדים את היכולת להחליט בעצמם ולבצע בתחומים מסוימים. זה יפנה לכם את הזמן וייתן לכם כוח להשקיע יותר בחשיבה עסקית. תוכלו לחפש הזדמנויות להתרחבות ונושאים להתייעלות. ואם אתם עסק של איש אחד אך מרגישים שאתם כורעים תחת העומס, יש פתרונות. ניתן להיעזר בעובד זמני או במשרה חלקית. ניתן להיעזר בפרילנסרים בנושאים שונים או לשכור שירותי מזכירות לעסקים קטנים.
